Handy-Palme

Mein Leben im Netz

By

Clevere Dokumentenverwaltung dank Fileee

fileee logoChaos auf dem Schreibtisch gehört ab sofort der Vergangenheit an, denn ab sofort wird aus den Papierstapeln ein Online Aktenschrank. Die Suche nach der aktuell fälligen Rechnung oder der Bankverbindung wird dank Fileee zum Kinderspiel. Endlich wird so Platz auf dem Schreibtisch geschaffen und alles wird von einer Onlineoberfläche aus übersichtlich verwaltet.

Fileee – Was steckt dahinter

Fileee ist ein cleveres Verwaltungsservice für Dokumente aller Art – ob Schriftstücke oder Onlinerechnungen, ob Angebote oder Stromabrechnungen – Aktenordner werden ab sofort unnötig. Hierbei wird stets auf eine sichere Verschlüsselung geachtet. Am Anfang steht der Import der gewünschten Dokumente, durch vielfältige Importmöglichkeiten ist praktisch jedes Dokument hinzufügbar. Im zweiten Schritt analysiert fileee die hinzugefügten Dokumente und erkennt dank einer Schrifterkennung alle wichtigen Informationen im Schriftstück, hierzu gehören Datum, Bankverbindungen und Adressdaten. Dank dieser Erkennung kann fileee eigenständig an die Zahltermine der Rechnungen informieren. Alle Dokumente lassen sich nach Datum sortieren und ablegen, ebenso können alle Dokumente durchsucht werden um bestimmte Angaben schnell und zuverlässig zu finden. Wer nun denkt das dieser Service bestimmt teuer sein wird, der irrt. Fileee ist für die ersten 1000 Seiten kostenfrei nutzbar, das bedeutet einen Papierberg von 16 cm Höhe. Jeden Monat können dazu bis zu 25 weitere Seiten kostenfrei hinzugefügt werden um immer aktuelle Daten zum virtuellen Aktenschrank hinzufügen zu können.

Wie können Dokumente zu Fileee hinzugefügt werden

Der Import der Dokumente in den virtuellen Aktenschrank kann auf verschiedenste Arten erfolgen, ob vom Smartphone, über iOS- oder Android-Tablets oder klassisch per PC oder Mac von allen Endgeräten aus können die Daten und Dateien hinzugefügt werden. Die App beispielsweise verfügt über die Möglichkeit Dokumente direkt aus der Fotogalerie auszuwählen oder aber auch das Dokument direkt als Foto aufzunehmen, hierbei wird das fotografierte Blatt erkannt und in der Qualität optimiert. Weiterhin kann der Import auch per Google Drive oder Dropbox erfolgen, Fileee kann sich mit diesen Services verbinden und die hinterlegten Dokumente importieren und diese dann verarbeiten. Gleiches gilt für Emailkonten, hier werden die Anhänge durchsucht und die Dokumente und Online Rechnungen direkt importiert. An die eigens für jeden Account erstellte Mailadresse können außerdem Dokumente gesendet werden um diese dem virtuellen Aktenschrank hinzuzufügen.

Dokumentenfreigabe für Dritte

Fileee bietet die Möglichkeit einzelne oder alle Dokumente für Dritte Personen freizugeben, dies kann zum Beispiel für den Steuerberater, einen Finanzberater oder aber auch für eine externe Buchhaltungsfirma sinnvoll sein um diese weiterzubearbeiten oder für Abrechnungen zu nutzen.

Scanservice – für den schnellen Start

Wer sich den eigenen Import der Dokumente sparen möchte, der kann auch den Scanservice nutzen. Hier senden Sie einfach alle gewünschten Dokumente(wahlweise versichert) an Fileee. Diese werden dort gescannt in PDF Dokumente umgewandelt und dem virtuellen Aktenschrank hinzugefügt. Wenn Sie die Dokumente nach dem Scan nicht mehr benötigen werden diese fachgerecht und sicher vernichtet, Ansprüche des Datenschutzes werden dabei natürlich beachtet.

Abschließend lässt sich sagen, das Fileee eine bisher klaffende Lücke zur allgemeinen heutigen Onlinearbeitsweise schließt, indem Papierberge abgebaut und erleichternd sortiert werden. Dank dem Service ist der Weg zum papierlosen Büro um einiges kürzer geworden. Der einzige Wermutstropfen ist die Arbeit alles erst einmal online zu hinterlegen, doch Dank dem Scanservice für kleines Geld ist auch dieser Punkt zu vernachlässigen.

By

Die Suche nach einer Rechnungssoftware

FirstBillDas Thema Rechnungsstellung ist für viele Selbstständige eine lästige Pflichtaufgabe. Seit Neustem bin ich auch selbstständig und daher auf der Suche nach einer Rechnungssoftware gewesen, denn um an sein wohlverdientes Geld zu kommen, muss man in den sauren Apfel beißen und Woche für Woche, Monat für Monat fleißig seine Rechnungen schreiben. Aber natürlich gibt es heutzutage praktische und hilfreiche Lösungen in Form von Rechnungssoftware, die einem hierbei sehr gut unter die Arme greifen. Eine manuelle Lösung mit Excel und Co. kam und kommt für mich nicht in Frage. Mit einer speziellen Software bedarf es nur weniger Klicks und Angaben und prompt ist die Rechnung erstellt. Der Haken dabei: Die Auswahl überzeugender, zuverlässiger und vor allem äußerst sicher arbeitender Programme für die Nutzung via Smartphone oder Tablet ist leider noch sehr überschaubar. Nichtsdestotrotz war meine Suche von Erfolg gekrönt.

 

Denn während das Gros der Rechnungsprogramme lediglich für die stationäre Nutzung am heimischen Computer oder Notebook ausgerichtet ist, wollte ich eine webbasierte Rechnungssoftware, mit der ich bequem und überall mittels Smartphone meine Buchhaltung überprüfen kann. Quasi einen Buchhalter für die Hosentasche.

 

Der Weg führte mich zu FirstBill

Mit der Rechnungssoftware von FirstBill ist es problemlos möglich, seine Rechnung direkt online am iPhone, Galaxy und Co. zu erstellen und auf Wunsch gleich zu verschicken. Zudem verrät die Software, welcher Kunde wann bezahlt hat oder eben noch nicht. Es werden aber noch viele weitere Features geboten.

 

Die Rechnungssoftware punktet zudem mit einer besonders intuitiven Bedienung und klaren Strukturen. Man muss weder ein Technik-Nerd noch Finanzhai sein, um das Programm bedienen zu können. Auf Wunsch könnt ihr die Software auch ganz an eure individuellen Ansprüche anpassen, wovon sich FirstBill von vielen anderen Anbietern unterscheidet. Und keine Angst: Die Smartphone-Displays bieten ausreichend Platz, um alles klar und deutlich erkennen zu können. Ganz egal, ob ihr nun im Besitz eines iPhone 5 oder Samsung Galaxy S4 etc. seid.

 

Und was ist mit der Sicherheit? Schließlich werden äußerst sensible Daten in den Rechnungen versendet. Dank einer äußerst sicheren Softwarearchitektur besteht kein Grund zur Sorge, dass eure Daten in fremde Hände gelangen.

Selbstständige und Unternehmer, die viel unterwegs sind und ortsunabhängig Rechnung schreiben und ihre Buchführung kontrollieren wollen, finden in FirstBill definitiv eine attraktive Lösung.

Ich glaube in FirstBill die optimale Lösung für mich gefunden zu haben, denn hohe Anfangsinvestitionen fallen ebenfalls weg. Die Tarifstruktur ist nach Anzahl (und somit auch Einnahmen) sortiert. So muss man nicht von Anfang an mit einem hohen Geldbetrag einsteigen und spart Investitionen.

Einen kostenlosen Testmonat hat der Anbieter auch mit an Board, so dass man vorab jedes Feature ausprobieren kann.