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Clevere Dokumentenverwaltung dank Fileee

fileee logoChaos auf dem Schreibtisch gehört ab sofort der Vergangenheit an, denn ab sofort wird aus den Papierstapeln ein Online Aktenschrank. Die Suche nach der aktuell fälligen Rechnung oder der Bankverbindung wird dank Fileee zum Kinderspiel. Endlich wird so Platz auf dem Schreibtisch geschaffen und alles wird von einer Onlineoberfläche aus übersichtlich verwaltet.

Fileee – Was steckt dahinter

Fileee ist ein cleveres Verwaltungsservice für Dokumente aller Art – ob Schriftstücke oder Onlinerechnungen, ob Angebote oder Stromabrechnungen – Aktenordner werden ab sofort unnötig. Hierbei wird stets auf eine sichere Verschlüsselung geachtet. Am Anfang steht der Import der gewünschten Dokumente, durch vielfältige Importmöglichkeiten ist praktisch jedes Dokument hinzufügbar. Im zweiten Schritt analysiert fileee die hinzugefügten Dokumente und erkennt dank einer Schrifterkennung alle wichtigen Informationen im Schriftstück, hierzu gehören Datum, Bankverbindungen und Adressdaten. Dank dieser Erkennung kann fileee eigenständig an die Zahltermine der Rechnungen informieren. Alle Dokumente lassen sich nach Datum sortieren und ablegen, ebenso können alle Dokumente durchsucht werden um bestimmte Angaben schnell und zuverlässig zu finden. Wer nun denkt das dieser Service bestimmt teuer sein wird, der irrt. Fileee ist für die ersten 1000 Seiten kostenfrei nutzbar, das bedeutet einen Papierberg von 16 cm Höhe. Jeden Monat können dazu bis zu 25 weitere Seiten kostenfrei hinzugefügt werden um immer aktuelle Daten zum virtuellen Aktenschrank hinzufügen zu können.

Wie können Dokumente zu Fileee hinzugefügt werden

Der Import der Dokumente in den virtuellen Aktenschrank kann auf verschiedenste Arten erfolgen, ob vom Smartphone, über iOS- oder Android-Tablets oder klassisch per PC oder Mac von allen Endgeräten aus können die Daten und Dateien hinzugefügt werden. Die App beispielsweise verfügt über die Möglichkeit Dokumente direkt aus der Fotogalerie auszuwählen oder aber auch das Dokument direkt als Foto aufzunehmen, hierbei wird das fotografierte Blatt erkannt und in der Qualität optimiert. Weiterhin kann der Import auch per Google Drive oder Dropbox erfolgen, Fileee kann sich mit diesen Services verbinden und die hinterlegten Dokumente importieren und diese dann verarbeiten. Gleiches gilt für Emailkonten, hier werden die Anhänge durchsucht und die Dokumente und Online Rechnungen direkt importiert. An die eigens für jeden Account erstellte Mailadresse können außerdem Dokumente gesendet werden um diese dem virtuellen Aktenschrank hinzuzufügen.

Dokumentenfreigabe für Dritte

Fileee bietet die Möglichkeit einzelne oder alle Dokumente für Dritte Personen freizugeben, dies kann zum Beispiel für den Steuerberater, einen Finanzberater oder aber auch für eine externe Buchhaltungsfirma sinnvoll sein um diese weiterzubearbeiten oder für Abrechnungen zu nutzen.

Scanservice – für den schnellen Start

Wer sich den eigenen Import der Dokumente sparen möchte, der kann auch den Scanservice nutzen. Hier senden Sie einfach alle gewünschten Dokumente(wahlweise versichert) an Fileee. Diese werden dort gescannt in PDF Dokumente umgewandelt und dem virtuellen Aktenschrank hinzugefügt. Wenn Sie die Dokumente nach dem Scan nicht mehr benötigen werden diese fachgerecht und sicher vernichtet, Ansprüche des Datenschutzes werden dabei natürlich beachtet.

Abschließend lässt sich sagen, das Fileee eine bisher klaffende Lücke zur allgemeinen heutigen Onlinearbeitsweise schließt, indem Papierberge abgebaut und erleichternd sortiert werden. Dank dem Service ist der Weg zum papierlosen Büro um einiges kürzer geworden. Der einzige Wermutstropfen ist die Arbeit alles erst einmal online zu hinterlegen, doch Dank dem Scanservice für kleines Geld ist auch dieser Punkt zu vernachlässigen.

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Ich bin der Autor dieser Seite und berichte über mein Leben im Netz bzw. was mir so im Netz begegnet. :)


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